5 проблем при подготовке презентации



Что делать и кто виноват
5 проблем при подготовке презентации



Что делать и кто виноват
Проблемы с презентациями у всех разные — и в то же время общие. Подготовка презентации каждый раз превращается в усилие над собой, потому что нет чёткого алгоритма — непонятно, как подступиться к этой большой задаче.

Из этого вытекает первая проблема в работе над презентацией:
Проблемы с презентациями у всех разные — и в то же время общие. Подготовка презентации каждый раз превращается в усилие над собой, потому что нет чёткого алгоритма — непонятно, как подступиться к этой большой задаче.

Из этого вытекает первая проблема в работе над презентацией:
1. Не знаешь, с чего начать
1. Не знаешь, с чего начать
Сразу открывать PowerPoint или сначала написать структуру на бумажке? Когда непонятно, с чего начать, начинаешь прокрастинировать задачу. Из-за этого в самом начале буксует процесс работы над презентацией. В итоге задача откладывается на последнюю ночь, и результат разочаровывает.

Начинайте с полезного действия и понимания того, зачем вы делаете эту презентацию. Не краткосрочной цели «мне нужно сделать презентацию, чтобы выступить на встрече и отчитаться», а «мне нужно, чтобы все поняли, что мы делали на проекте весь месяц» или «мне нужно, чтобы после этой презентации позвонили и назначили встречи потенциальные клиенты».

Когда вы понимаете, почему делаете презентацию, жизнь становится проще — у вас появляется фильтр, который помогает отсеивать ненужную информацию и выстраивать будущую коммуникацию.

Следующий шаг — набросать черновик презентации. Это не слайды, а прототип. Его можно сделать как в майнд-карте онлайн, так и с помощью стикеров на доске или на стене. Запишите полезное действие презентации, поместите в центр майнд-карты, доски или листа бумаги, и добавляйте вокруг все мысли и данные, которые поддерживают эту идею.

После того, как у вас будет готов первый прототип презентации, расскажите её коллеге или запишите себя на диктофон. Это поможет сделать ваш рассказ цельным и избежать того, что вы звучите формально и скучно.

В начале подготовки любой презентации — и для чтения, и для выступления — мы рекомендуем лаконично рассказать её кому-то от начала до конца.

Результатом этого этапа работы станет структура презентации, которую можно будет перенести на слайды. Настало время открывать PowerPoint!
Прототип презентации может выглядеть так
2. Формулирование мысли и её подача
2. Формулирование мысли и её подача
Обычно сначала собираешь слайд в PowerPoint или Keynote, потом пишешь к нему какой-то тезис. А если презентация для выступления, то после того, как собрал слайды, пытаешься придумать поверх них какую-то историю. Поэтому делать презентацию так сложно, и ещё труднее донести свои идеи до слушателей.

Попытка объяснять слайды неэффективна — потому что должно быть наоборот. Слайды должны подкреплять мысли. Самый лучший способ сформулировать — это сначала продумать, о чём нужно рассказывать, а потом просто перенести это в программу и усилить свои смыслы через слайды.

Обычные презентации полны назывных заголовков, например «Рынок в 2019 году» или «Наша стратегия». Когда зрители видят такой заголовок в презентации, им сложно понять, что от них хочет выступающий. Он заставляет их анализировать и додумывать за него.

Поэтому заголовки слайдов должны содержать тезисы в виде распространённых предложений с подлежащим и сказуемым. Располагать заголовок нужно наверху — потому что люди читают слева направо и сверху вниз.
3. Как рассказать просто о сложном
3. Как рассказать просто о сложном
Частая проблема презентации — это когда её автору всё понятно, а зрители в недоумении. Из-за этого можно уже с первого-второго слайда потерять внимание людей, и в итоге презентация не достигнет цели.

Чтобы избежать этой проблемы, используйте правило трёх секунд — люди не должны тратить больше времени на то, чтобы считать идею вашего слайда. Этому лучше всего помогает заголовок, в котором есть вывод, поэтому сделайте его самым заметным элементом на слайде.

Используйте принцип «один слайд = одна мысль». Чаще всего достаточно заголовка вместо двух диаграмм и картинки сбоку. Заголовок — основа фокуса. Не заставляйте зрителей бродить глазами по слайду в поисках смысла — направляйте их внимание от главного к второстепенному.

Больше слайдов + меньше текста эффективнее, чем меньше слайдов + массивы мелких букв и нагромождение рисунков.

На этапе работы с прототипом презентации попробуйте нарисовать слайды на стикерах. Если сложная схема или диаграмма не помещается на стикер — значит нужно разбить этот слайд на несколько. Упростите громоздкие элементы и отталкивайтесь от этого. Не бойтесь чистых слайдов.
Будущие слайды выглядят так
4. Хочется уместить на одном слайде как можно больше
4. Хочется уместить на одном слайде как можно больше
Для восприятия зрителей лучше, когда можно считывать три слайда за одну минуту, чем тратить 5−7 минут на осмысление одного.

Когда на слайде слишком много сущностей и мелкого текста, с этим очень сложно разобраться. Если разбить сложный слайд на несколько, вам будет легче написать вывод для каждого слайда и подобрать визуализацию, которая его подкрепляет.

Это первый шаг к тому, чтобы вместо информирующего слайда, на котором непонятно куда смотреть, получить сильный слайд.

Сокращайте всё без сожаления: списки из семи пунктов, многоуровневые заголовки, количество стрелок вокруг диаграмм, количество разноцветных секций на схемах. Посмотрите исследование Slideshare: не больше 25−30 слов на слайде — идеально для быстрого восприятия.

Это касается презентаций для отправки по почте и размещения в интернете. В случае с презентацией для выступления слов на слайде может быть ещё меньше. Каждый слайд должен быть связан по смыслу со следующим — как страницы в книге.
Презентация продуктов Apple в сентябре 2018
5. Хочется красивый дизайн, а получается «привет из 90х»
5. Хочется красивый дизайн, а получается «привет из 90х»
Понятие красоты в презентациях — относительное, потому что их дизайн должен выполнять задачи, а не украшать слайды.

Не нужно первым делом работать над дизайном — для начала просто перенесите все свои наработки по структуре презентации в программу. Это не только поможет в итоге сделать дизайн быстрее, но и избавит от необходимости придумывать какую-то логику поверх разрозненных слайдов без структуры. Попытка одновременно работать и над дизайном, и над смыслом стоит слишком много времени и сил.

Первый шаг к тому, чтобы сделать хороший дизайн слайдов — это постоянные тренировки насмотренности. Собирайте референсы на Behance, Pinterest и Dribble с лучшими презентациями, на которые хотите равняться.

Не стесняйтесь делать скриншоты понравившихся проектов, вставлять в презентацию и пытаться повторить какие-то элементы. А мы с удовольствием дадим вам проверенный набор инструментов для создания презентаций. Сначала будет получаться не очень, зато со временем станет лучше — ведь у вас прокачаются вкус и насмотренность.
Главная проблема с презентацией — не только в том, что нет чёткого алгоритма для её подготовки. Презентацию редко воспринимают как навык, который стоит развивать.